Jak wybrać spedytora — 27 pytań, które warto zadać przed pierwszą wysyłką
Konkretna lista 27 pytań do spedytora przed pierwszym importem z Chin: licencje, struktura ceny, terminy, odprawa celna, odpowiedzialność i czerwone flagi.
Jak korzystać z tej listy
Nie zadawaj wszystkich 27 pytań jednym mailem — to wygląda jak audyt i zabija rozmowę. Wybierz 8–10 najważniejszych dla Twojej sytuacji, zadaj je w rozmowie telefonicznej, a resztę wyślij mailem jako uzupełnienie. Mail ma dodatkową zaletę: odpowiedzi zostają na piśmie.
Przy każdym pytaniu opisujemy, czego szukać w odpowiedzi i co powinno zapalić czerwoną lampkę. Zasada nadrzędna: oceniaj konkretność, nie pewność siebie.
O firmie i licencjach (1–6)
1. Jak długo działacie i ile wysyłek z Chin obsługujecie miesięcznie? Szukasz konkretnej liczby i konkretnego stażu. Odpowiedź „obsługujemy kilkadziesiąt kontenerów miesięcznie na trasie chińskiej" jest wartościowa. „Mamy wieloletnie doświadczenie" bez liczby — nie jest.
2. Czy jesteście agencją celną, czy współpracujecie z zewnętrzną? Oba modele są w porządku. Chodzi o to, żebyś wiedział, kto realnie odpowiada za odprawę i do kogo dzwonisz, gdy pojawi się problem z klasyfikacją.
3. Jaki macie numer EORI i NIP? Czy mogę zweryfikować firmę w KRS? Podstawowa weryfikacja formalna. Firma działająca normalnie poda te dane bez wahania. Opór przy tym pytaniu to poważny sygnał.
4. Czy macie ubezpieczenie OC spedytora i na jaką sumę gwarancyjną? Pytaj o sumę, nie o sam fakt. OC spedytora ma limity — warto wiedzieć jakie, zanim wyślesz towar wart więcej niż suma gwarancyjna.
5. Czy macie własnego agenta lub biuro w Chinach, czy pracujecie przez partnera? Własna obecność w Chinach oznacza szybszą reakcję przy problemie u producenta. Praca przez partnera jest standardem i nie jest wadą — ale zapytaj, kto to jest i jak długo trwa ta współpraca.
6. Czy należycie do jakiejś sieci spedycyjnej lub organizacji branżowej? Przynależność do międzynarodowej sieci agentów bywa realnym atutem operacyjnym. Sam fakt niczego nie gwarantuje, ale mówi coś o skali działania.
O ofercie i cenie (7–13)
7. W jakiej formule Incoterms jest ta wycena? Pytanie absolutnie podstawowe. Bez odpowiedzi na nie żadne porównanie ofert nie ma sensu — więcej w przewodniku po Incoterms.
8. Czy mogę dostać wycenę z rozbiciem na składowe, a nie jedną kwotą all-in? Szukasz gotowości do przejrzystości. Rozbicie powinno obejmować: koszty origin, fracht bazowy, dodatki wymienione z nazwy, THC destination, odprawę i dowóz. Opór przy tej prośbie to sygnał ostrzegawczy — piszemy o tym szerzej w tekście o uśpionej czujności importera.
9. Które dodatki są ujęte w cenie, a które będą doliczone osobno? Konkretnie: BAF, CAF, PSS, ISPS, congestion. Dobra odpowiedź wymienia je z nazwy i mówi, czy są stałe czy zmienne.
10. Jak długo obowiązuje ta stawka? Stawki spotowe są zwykle ważne krótko — kilka dni do dwóch tygodni. Deklaracja „ta cena jest aktualna zawsze" jest po prostu nierealna.
11. Czy cena obejmuje cło i VAT? Przy DDP zapytaj wprost. Bywa, że „DDP" w praktyce oznacza DAP plus odprawa, ale bez należności. VAT w Polsce to 23% i przy większej wysyłce jest to kwota, której nie chcesz odkryć na końcu.
12. Co się stanie z ceną, jeśli mój wolumen wzrośnie dwukrotnie? Odpowiedź pokazuje, czy masz do czynienia z partnerem myślącym o relacji długoterminowej, czy o pojedynczej transakcji.
13. Czy możecie pokazać wariant alternatywny — inny port, kolej zamiast morza, LCL zamiast FCL? Dobry spedytor sam z siebie proponuje warianty. Jedna opcja bez alternatyw zwykle znaczy, że nikt nie liczył innych scenariuszy. Jak wybrać między drobnicą a pełnym kontenerem, opisaliśmy w artykule FCL vs LCL.
O procesie i terminach (14–18)
14. Jaki jest realny czas tranzytu port–port i drzwi–drzwi na tej trasie? Bezpieczne widełki: morski 32–45 dni, kolej 18–28 dni, lotniczy 5–9 dni, kurier ekspresowy 3–6 dni. Odpowiedź wyraźnie krótsza od tych zakresów wymaga wyjaśnienia. Odpowiedź „drzwi–drzwi" powinna być dłuższa niż „port–port" — jeśli nie jest, ktoś pomija odprawę i dowóz.
15. Ile wynosi free time na kontener w porcie docelowym? Kluczowe dla uniknięcia demurrage i detention. Free time bywa negocjowalny przy większych wolumenach — warto zapytać przed wysyłką, nie po.
16. Jak i jak często będę informowany o statusie przesyłki? Szukasz konkretu: tracking online, mail przy każdym etapie, dedykowany opiekun. „Jak coś się będzie działo, to damy znać" to za mało przy 40-dniowym tranzycie.
17. Kto jest moim kontaktem operacyjnym i co się dzieje, gdy jest na urlopie? Firma z jednym człowiekiem obsługującym wszystko to ryzyko ciągłości. Zapytaj o zastępstwo.
18. Co dokładnie muszę dostarczyć wam i kiedy? Dobra odpowiedź to lista dokumentów z terminami. Jeśli spedytor nie potrafi jej podać z pamięci, prawdopodobnie nie robi tego często.
O odprawie celnej i dokumentach (19–23)
19. Kto ustala kod HS/TARIC dla mojego towaru i na jakiej podstawie? Klasyfikacja decyduje o stawce cła — zwykle 0–12% dla towarów przemysłowych, ale bywa wyższa. Dobry spedytor poprosi o opis i zdjęcia towaru, a nie zaklasyfikuje go „z grubsza". Kwotę policzysz w kalkulatorze cła i VAT.
20. Czy sprawdzicie, czy mój towar podlega cłu antydumpingowemu? Cła antydumpingowe na wybrane towary z Chin potrafią wielokrotnie przewyższyć stawkę podstawową. To pytanie musi paść przed zamówieniem towaru, nie przed odprawą.
21. Czy mój towar wymaga dodatkowych certyfikatów lub zgłoszeń? CE, deklaracja zgodności, dokumenty branżowe, ISPM 15 dla palet drewnianych. Dobra odpowiedź zaczyna się od pytania „a co konkretnie Pan sprowadza?".
22. Czy możecie rozliczać VAT importowy w procedurze uproszczonej? Rozliczenie VAT w deklaracji zamiast płatności przy odprawie istotnie poprawia płynność. Nie każdy spedytor to oferuje. Zasadność w Twojej sytuacji potwierdź z księgowością.
23. Co się dzieje przy rewizji celnej i kto ponosi jej koszt? Odpowiedź powinna być uczciwa: koszt rozładunku, kontroli i ponownego załadunku obciąża importera, a odprawa może się wydłużyć o kilka dni. Kto twierdzi, że „u nas rewizji nie ma", mija się z rzeczywistością. Szczegóły procedury opisaliśmy w sekcji odprawa celna.
O problemach i odpowiedzialności (24–27)
24. Co się stanie, jeśli towar zostanie uszkodzony w transporcie? Szukasz rozróżnienia między OC przewoźnika (limitowane, liczone od wagi) a ubezpieczeniem cargo (od wartości, orientacyjnie 0,15–0,5% wartości towaru). Kto tego nie rozróżnia, nie obsłuży Cię przy szkodzie.
25. Kto pokrywa demurrage i detention, jeśli opóźnienie wynika z waszej strony? Pytanie niewygodne i właśnie dlatego wartościowe. Dobra odpowiedź jest konkretna i odwołuje się do zapisów umowy lub OWU.
26. Czy pracujecie na Ogólnych Polskich Warunkach Spedycyjnych i czy mogę je dostać? OPWS to standard rynkowy określający zakres odpowiedzialności. Firma działająca profesjonalnie prześle je bez problemu.
27. Czy możecie podać referencje od klientów o podobnym profilu? Nie chodzi o listę logotypów, tylko o możliwość rozmowy z kimś, kto sprowadza podobny towar w podobnej skali. Odmowa nie jest sama w sobie dyskwalifikująca — ale gotowość jest dobrym sygnałem.
Test na dobrą rozmowę
Dobry spedytor w trakcie pierwszej rozmowy zada Ci co najmniej pięć pytań zwrotnych: co sprowadzasz, jakie ma wymiary i wagę, gdzie jest fabryka, jaka jest wartość faktury, jak pilny jest towar i czy masz rampę rozładunkową. Rozmowa, w której tylko Ty pytasz, a druga strona wyłącznie podaje cenę, jest sprzedażą, a nie doradztwem.
Czerwone flagi
Poniższe sygnały nie zawsze oznaczają problem, ale każdy z nich zasługuje na dopytanie. Trzy naraz to powód, żeby porozmawiać z kimś innym.
1. Cena wyraźnie odstająca od reszty rynku w dół. Przy trzech ofertach w podobnym przedziale i jednej o 40% niższej — coś zostało pominięte. Najczęściej opłaty destination albo odprawa. Zapytaj, co dokładnie obejmuje cena.
2. Odmowa rozbicia kosztów na składowe. „To jest cena all-in, tak działamy" uniemożliwia jakiekolwiek porównanie i jakąkolwiek kontrolę zmian dodatków w czasie.
3. Presja czasowa na decyzję. „Ta stawka jest tylko do jutra, potem będzie znacznie drożej." Stawki rzeczywiście się zmieniają, ale sztuczna pilność to technika sprzedażowa, nie informacja rynkowa.
4. Brak pytań o towar. Kto wycenia transport, nie wiedząc, co przewozi, wyceni go błędnie — a różnicę zobaczysz na fakturze albo przy odprawie.
5. Gwarancje, których nikt nie może dać. „Gwarantujemy dostawę w 25 dni", „gwarantujemy zerowe cło", „gwarantujemy brak kontroli celnej". Żadna z tych rzeczy nie zależy od spedytora.
6. Brak formalnej umowy lub OWU. Współpraca wyłącznie na maile i ustne ustalenia wygląda elastycznie do pierwszej szkody.
Najtańsza oferta rzadko jest najtańsza
Jeden błędnie ustalony kod HS, jedno przeciągnięte zgłoszenie celne generujące demurrage albo jeden brakujący certyfikat kosztuje więcej niż różnica między najtańszą a średnią ofertą na rynku. Wybieraj po kompetencji i przejrzystości, a cenę traktuj jako drugie kryterium — pod warunkiem że wiesz, ile jest wart rynek.
Podsumowanie
Pierwsza wysyłka z Chin jest zawsze najtrudniejsza, bo nie masz jeszcze punktu odniesienia. Te 27 pytań buduje go zastępczo: nie tyle sprawdzasz spedytora, ile uczysz się, jak wygląda kompetentna odpowiedź.
Po drugiej lub trzeciej rozmowie zaczniesz je odróżniać bez żadnej listy. To jest właściwy cel tego ćwiczenia.
Podane widełki, czasy i stawki mają charakter orientacyjny i nie stanowią oferty handlowej. Rynek frachtu jest zmienny — konkretne wartości weryfikuj bezpośrednio przed wysyłką.
Porównaj oferty na jednej trasie
Opisz swoją wysyłkę raz, a otrzymasz porównywalne wyceny w tej samej formule Incoterms i z rozbiciem na składowe. Wyliczenia są orientacyjne i nie stanowią oferty handlowej.
Powiązane materiały
Zespół ChinaBrokers
Piszemy z perspektywy importera, a nie przewoźnika. Zespół zbudował 20 lat doświadczenia, sprowadzając towar z Chin — łącznie z błędami, które ten tekst ma pomóc Ci ominąć. Więcej o nas.
- #poradnik
- #spedytor
- #wybór dostawcy
- #odprawa celna
- #import z Chin