Polityka prywatności

Wstęp#

Niniejsza polityka opisuje, w jaki sposób w serwisie chinabrokers.pl zbierane i przetwarzane są dane osobowe, na jakiej podstawie prawnej to się odbywa, komu dane są udostępniane oraz jakie uprawnienia przysługują osobom, których dane dotyczą. Dokument został przygotowany zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

ChinaBrokers jest pośrednikiem informacyjnym: zbiera od importerów zapytania o transport z Chin i przekazuje je zweryfikowanym spedytorom, aby importer otrzymał porównywalne propozycje warunków. Serwis nie jest przewoźnikiem ani spedytorem i nie zawiera umów przewozu. Ta rola ma bezpośrednie znaczenie dla przetwarzania danych — opisujemy je szczegółowo w sekcji o odbiorcach.

Administrator danych#

Administratorem danych osobowych jest [TODO: pełna nazwa spółki], z siedzibą pod adresem [TODO: adres siedziby], wpisana do [TODO: rejestr — KRS albo CEIDG wraz z numerem], NIP [TODO: NIP], REGON [TODO: REGON].

Kontakt z administratorem w sprawach ochrony danych:

• adres e-mail: [TODO: adres e-mail do spraw ochrony danych]
• adres korespondencyjny: [TODO: adres do korespondencji]
• telefon: [TODO: numer telefonu]

Inspektor Ochrony Danych#

[TODO: nazwa i dane IOD lub informacja o jego braku — należy ustalić, czy administrator jest zobowiązany do wyznaczenia IOD na podstawie art. 37 RODO; jeżeli nie, w tym miejscu należy wskazać osobę lub adres kontaktowy do spraw ochrony danych].

Jakie dane zbieramy#

Formularz zapytania o wycenę#

Zbieramy dane niezbędne do przekazania zapytania spedytorom i umożliwienia im kontaktu zwrotnego:

• imię (i opcjonalnie nazwisko) osoby kontaktowej,
• nazwa firmy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• NIP — pole opcjonalne,
• dane o ładunku — rodzaj i opis towaru, waga, objętość lub wymiary, liczba opakowań, miejsce załadunku w Chinach, miejsce dostawy, oczekiwany tryb transportu, preferowany termin, uwagi dodatkowe.

Dane o ładunku co do zasady nie są danymi osobowymi, ale w połączeniu z danymi kontaktowymi tworzą całość, którą traktujemy jednolicie.

Formularz kontaktowy#

Imię, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu i nazwa firmy oraz treść wiadomości — w zakresie, jaki poda osoba pisząca.

Formularz partnerski#

Dane przedsiębiorcy zainteresowanego współpracą jako spedytor-partner: nazwa firmy, NIP, imię i nazwisko osoby kontaktowej, stanowisko, e-mail, telefon, obsługiwane kierunki i tryby transportu oraz informacje o posiadanych licencjach i ubezpieczeniach.

Newsletter#

Wyłącznie adres e-mail. Nie wymagamy imienia ani nazwy firmy. Zapisujemy dodatkowo datę i godzinę wyrażenia zgody oraz jej potwierdzenia — jako dowód spełnienia obowiązku rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO.

Dane techniczne#

Podczas korzystania z serwisu automatycznie zapisywane są: adres IP, user agent (typ i wersja przeglądarki oraz systemu operacyjnego), data i godzina żądania, adres URL strony, kod odpowiedzi serwera oraz adres strony odsyłającej. Dane te znajdują się w logach serwera i służą zapewnieniu bezpieczeństwa oraz diagnostyce.

Cele i podstawy prawne przetwarzania#

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Obsługa zapytania o wycenę i przekazanie go spedytorom-partnerom	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy	24 miesiące od ostatniego kontaktu w sprawie zapytania [TODO: potwierdzić okres]
Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO — prowadzenie korespondencji	12 miesięcy od zakończenia korespondencji
Rozpatrzenie zgłoszenia partnerskiego i nawiązanie współpracy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Czas trwania współpracy; w razie odmowy — 12 miesięcy
Wysyłka newslettera i marketing własny drogą elektroniczną	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną	Do czasu wycofania zgody; dowód zgody — 3 lata po jej wycofaniu
Statystyka i analityka ruchu (Vercel Analytics, Speed Insights)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona w banerze cookies	Do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż 24 miesiące
Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć i logi serwera	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora	12 miesięcy
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes	Do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lub 6 lat)
Rozpatrywanie reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO	3 lata od rozpatrzenia reklamacji
Wypełnienie obowiązków prawnych — księgowych i podatkowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową	5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy

Odbiorcy danych#

Poza spedytorami-partnerami odbiorcami danych mogą być:

• dostawca hostingu i infrastruktury — Vercel Inc. (serwis działa na tej platformie),
• dostawca poczty transakcyjnej — Resend (wysyłka wiadomości z formularzy i newslettera),
• dostawcy narzędzi analitycznych — Vercel Analytics oraz Speed Insights, uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody,
• dostawca bazy danych i usług przechowywania [TODO: wskazać podmiot, jeżeli inny niż hosting],
• biuro rachunkowe oraz doradcy prawni — w zakresie niezbędnym do wykonania ich usług,
• organy publiczne — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO. [TODO: zweryfikować listę podmiotów przetwarzających i komplet umów powierzenia]

Przekazywanie danych poza EOG#

Część dostawców usług, z których korzystamy, ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub korzysta z infrastruktury zlokalizowanej poza EOG — dotyczy to w szczególności dostawców hostingu i poczty transakcyjnej. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) albo na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), jeżeli taka decyzja obejmuje danego dostawcę.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z administratorem. [TODO: zweryfikować listę podmiotów przetwarzających poza EOG i podstawy transferu]

Okres przechowywania#

Dane przechowujemy przez okresy wskazane w tabeli powyżej. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ponowną identyfikację. Jeżeli te same dane przetwarzamy w kilku celach, usuwamy je po upływie najdłuższego z okresów mających zastosowanie.

Prawa osoby, której dane dotyczą#

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące uprawnienia:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskanie informacji o tym, czy i jakie dane przetwarzamy, oraz otrzymanie ich kopii.
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — poprawienie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych.
3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), zwane prawem do bycia zapomnianym — z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przetwarzanie jest niezbędne, np. do obrony przed roszczeniami lub wypełnienia obowiązku prawnego.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — czasowe wstrzymanie operacji na danych, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości.
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany.
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy i skutkuje zaprzestaniem przetwarzania w tym celu.
7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w każdej chwili i bez podania przyczyny, przy czym cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Żądania realizujemy niezwłocznie, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania. W sprawach szczególnie złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy wraz z uzasadnieniem.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa — jeżeli przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Dobrowolność podania danych#

Podanie danych jest dobrowolne, ale w części przypadków niezbędne do skorzystania z danej funkcji:

• w formularzu zapytania o wycenę — bez danych kontaktowych i informacji o ładunku nie jest możliwe przekazanie zapytania spedytorom ani otrzymanie propozycji;
• w newsletterze — bez adresu e-mail nie jest możliwa wysyłka;
• w formularzu partnerskim — bez danych firmy nie jest możliwa weryfikacja i nawiązanie współpracy;
• pola oznaczone jako opcjonalne, w tym NIP, można pominąć bez konsekwencji.

Profilowanie i zautomatyzowane decyzje#

Nie podejmujemy decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę, której dane dotyczą (art. 22 RODO). Dobór spedytorów, którym przekazujemy zapytanie, odbywa się na podstawie kryteriów merytorycznych — kierunku, trybu transportu i rodzaju ładunku — i podlega weryfikacji przez człowieka. Wyniki kalkulatorów obliczane są w przeglądarce lub po stronie serwera na podstawie podanych parametrów i nie tworzą profilu osoby korzystającej.

Bezpieczeństwo danych#

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, zgodnie z art. 32 RODO, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji protokołem TLS (HTTPS) na wszystkich podstronach,
• kontrolę dostępu do danych opartą na zasadzie minimalnych uprawnień i uwierzytelnianiu wieloskładnikowym po stronie narzędzi administracyjnych,
• ograniczenie kręgu osób upoważnionych do przetwarzania danych oraz zobowiązanie ich do zachowania poufności,
• regularne aktualizacje oprogramowania i zależności serwisu,
• kopie zapasowe oraz procedurę reagowania na naruszenia ochrony danych, obejmującą zgłoszenie do Prezesa UODO w terminie 72 godzin, jeżeli naruszenie wiąże się z ryzykiem dla praw i wolności osób.

Pliki cookies#

Zasady stosowania plików cookies, pamięci lokalnej przeglądarki oraz narzędzi analitycznych opisuje odrębny dokument — Polityka cookies. Narzędzia inne niż niezbędne uruchamiamy wyłącznie po uzyskaniu zgody wyrażonej w banerze.

Zmiany polityki#

Politykę aktualizujemy w razie zmiany przepisów, zakresu przetwarzania danych, listy dostawców usług lub sposobu działania serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data ostatniej aktualizacji widnieje w nagłówku dokumentu. O zmianach istotnych z punktu widzenia osób, których dane dotyczą, informujemy dodatkowo w serwisie, a subskrybentów newslettera — wiadomością e-mail.