Pierwszy import z Chin — od czego zacząć i czego nie robić

Pierwszy import z Chin przegrywa się najczęściej nie na cenie towaru, tylko na kosztach, o których nikt nie uprzedził, i na terminach, których nikt nie policzył. Ten tekst prowadzi przez proces w kolejności, w której trzeba go wykonać — od decyzji, zanim wyślesz pierwsze zapytanie do dostawcy, po odbiór towaru w magazynie.

Etap 1. Zanim zamówisz cokolwiek#

Ustal kod taryfowy#

Klasyfikacja taryfowa rozstrzyga o stawce cła, o wymaganych dokumentach i o tym, czy towar w ogóle podlega ograniczeniom. Bywa też decyzją ekonomiczną: cło antydumpingowe potrafi zjeść całą przewagę cenową, dla której w ogóle rozważasz import.

Nie przepisuj kodu z proformy dostawcy — on opisuje wywóz z Chin, nie przywóz do Unii, a odpowiedzialność za klasyfikację ponosi importer.

Sprawdź wymagania produktowe#

Zależnie od towaru mogą to być: oznakowanie CE i deklaracja zgodności, wymagania dotyczące materiałów do kontaktu z żywnością, oznakowanie składu przy tekstyliach, obowiązki rejestrowe przy opakowaniach, sprzęcie elektrycznym i bateriach. Dokumenty muszą istnieć przed wprowadzeniem towaru do obrotu.

Policz pełny koszt, nie cenę towaru#

Do ceny z faktury dolicz: fracht, opłaty lokalne w porcie nadania i wyładunku, dokumenty, dowóz krajowy, odprawę, cło i VAT. Dopiero ta suma pozwala ocenić, czy import ma sens.

Etap 2. Formalności po Twojej stronie#

Numer EORI. Identyfikator podmiotu w obrocie z krajami spoza Unii. Bez niego nie złożysz zgłoszenia celnego. Wniosek składa się elektronicznie i zwykle nie zajmuje długo — ale trzeba go złożyć wcześniej, nie w dniu przypłynięcia.

Upoważnienie dla agencji celnej. Sam EORI nie wystarczy, żeby agencja mogła działać w Twoim imieniu. Potrzebne jest upoważnienie i zarejestrowanie powiązania w systemie. To najczęściej pomijany krok, który blokuje pierwszą odprawę.

Status podatnika VAT. Ma znaczenie dla możliwości odliczenia VAT importowego i dla ewentualnego skorzystania z uproszczonego rozliczenia w deklaracji.

Płynność na odprawę. Cło i VAT trzeba zapłacić przy odprawie, a VAT odzyskasz dopiero w rozliczeniu. Przy pierwszej dostawie warto policzyć, ile gotówki musi być dostępne w konkretnym tygodniu.

Etap 3. Wybór dostawcy#

Pierwsza dostawa to test dostawcy, nie tylko produktu. Kilka zasad, które oszczędzają najwięcej:

• Weryfikuj podmiot, nie tylko ofertę. Sprawdź, czy firma istnieje, czy ma uprawnienia eksportowe i czy jest producentem, czy pośrednikiem.
• Zamawiaj próbki z tej samej linii, z której pójdzie produkcja. Próbka wysłana z magazynu wzorcowego nie mówi nic o partii seryjnej.
• Ustal specyfikację na piśmie — materiał, wymiary, tolerancje, opakowanie zbiorcze, oznakowanie. Wszystko, czego nie zapisałeś, zostanie wykonane najtaniej.
• Uzgodnij wymiary kartonu zbiorczego przed produkcją. To one decydują o objętości, a objętość o rachunku za transport.

Etap 4. Warunki Incoterms#

Reguła Incoterms rozstrzyga, kto płaci za który odcinek i gdzie ryzyko przechodzi na Ciebie. Przy pierwszym imporcie z Chin najczęściej sensowny jest FOB: sprzedający odpowiada za towar do załadunku na statek łącznie z odprawą eksportową, a Ty kontrolujesz fracht — czyli masz co porównywać.

Czego unikać na starcie:

• EXW daje najniższą cenę na fakturze i najwięcej obowiązków po Twojej stronie, łącznie z odprawą eksportową w Chinach.
• DDP wygląda wygodnie, ale jeśli to sprzedający występuje jako importer, możesz mieć problem z odliczeniem VAT — a i tak nie zobaczysz, ile realnie kosztuje transport.

Etap 5. Wybór transportu#

Przy pierwszej dostawie warto policzyć wszystkie tryby, nawet jeśli intuicja mówi „morzem, bo najtaniej".

• Morze — najtaniej przy większych objętościach, 32–45 dni port–port.
• Kolej — kompromis, 18–28 dni, sens przy średniej wartości towaru.
• Lotnicze — 5–9 dni, sens gdy brak towaru kosztuje więcej niż fracht.
• Kurier — 3–6 dni door-to-door, opłacalny przy małej wadze rozliczeniowej.

Przy pierwszej, testowej dostawie o niewielkim wolumenie kurier albo cargo lotnicze bywają rozsądniejsze niż drobnica morska — mniej etapów, mniej rzeczy do pomylenia, szybsza informacja zwrotna o jakości towaru.

Etap 6. Dokumenty#

Standardowy komplet przy imporcie z Chin:

• faktura handlowa z jednoznacznym opisem towaru,
• packing lista z wymiarami i wagami,
• dokument przewozowy — konosament, list lotniczy albo kolejowy,
• deklaracja zgodności i dokumenty produktowe, jeśli towar ich wymaga,
• certyfikat pochodzenia, jeśli chcesz skorzystać z preferencji,
• polisa ubezpieczeniowa, jeśli towar jest ubezpieczony.

Czego nie robić przy pierwszej dostawie#

1. Nie zamawiaj dużego wolumenu. Pierwsza dostawa ma zweryfikować dostawcę, jakość, dokumenty i cały proces. Zysk z większej partii nie rekompensuje kosztu błędu popełnionego na całym kontenerze.
2. Nie planuj jej tuż przed chińskimi świętami. Nie znasz jeszcze realnej wydajności dostawcy.
3. Nie zostawiaj klasyfikacji na koniec. Kod taryfowy potrafi zmienić rachunek ekonomiczny całej transakcji.
4. Nie płać całości z góry. Standardem jest zaliczka i dopłata przed wysyłką albo po okazaniu dokumentów.
5. Nie przyjmuj oferty transportowej bez rozbicia na składowe. Jedna zbiorcza kwota uniemożliwia porównanie i ukrywa pozycje, które pojawią się dopiero na fakturze.
6. Nie zakładaj, że termin z oferty to data dostawy pod Twój adres. Zwykle opisuje odcinek port–port.

Harmonogram pierwszej dostawy#

Licząc wstecz od dnia, w którym towar ma być w magazynie:

• Tydzień 0 — decyzja o produkcie, klasyfikacja taryfowa, sprawdzenie wymagań produktowych.
• Tydzień 1 — EORI, upoważnienie dla agencji celnej, wybór dostawcy, próbki.
• Tydzień 2–3 — zamówienie, specyfikacja na piśmie, zaliczka.
• Tydzień 4–7 — produkcja, kontrola w trakcie, zdjęcia spakowanego towaru.
• Tydzień 7 — rezerwacja frachtu, komplet dokumentów do agencji celnej.
• Tydzień 8–13 — transport morski.
• Tydzień 13 — odprawa, dowóz, odbiór.

Do tego bufor: przy morzu rozsądnie 7–10 dni.

Zastrzeżenie#

Tekst ma charakter informacyjny i opisuje typowy przebieg pierwszego importu z Chin do Polski. Nie stanowi porady prawnej, celnej ani podatkowej. Wymagania zależą od rodzaju towaru i od aktualnych przepisów; w sprawach klasyfikacji taryfowej, wymagań produktowych i rozliczeń podatkowych skonsultuj się z agencją celną albo doradcą.